Voorraadbeheer Gezondheidszorg

Voorraadbeheer en goederenlogistiek krijgen niet altijd de aandacht die het verdient. De laatste jaren zien we, onder andere door de toegenomen financiële druk in de sector, dat er steeds meer interesse is voor slim voorraadbeheer.

Slim voorraadbeheer begint bij het kiezen van de juiste uitgangspunten. Deze uitgangspunten hebben we als Improvement-IT verwerkt in slimme logistieke en voorraadbeheersystemen. Een van de principes die we in onze oplossingen gebruiken is Kanban. Het is een vraag-gestuurd logistiek systeem. Bij gebruik van Kanban wordt er toegeleverd/bijgevuld op basis van de vraag vanuit de diverse afdelingen. De voorraden worden geoptimaliseerd bijgevuld, zodat er geen overvoorraad is, artikelen niet over de THT geraken en de verpleegkundige nooit misgrijpt. Het systeem gaat uit van zogenaamd Just-In-Time management. Hierbij dient er rekening te worden gehouden met de levertijd en wordt er altijd een bepaalde marge aangehouden (minimale voorraad).

Hoe te beginnen met ons Kanban systeem?

Begin met een schone lei! Haal eerst alles uit je voorraadkasten of -magazijn. Bedenk wat er weg kan, wat niet meer gebruikt wordt, gedateerd is of over de datum is. Bepaal de nieuwe indeling van de afdelingsmagazijnen en centrale opslag op basis van de gebruiksfrequentie van de producten. Een veel gebruikte methode hiervoor is de ABC-methode.

A: De A-categorie bestaat uit producten die de snelste doorlooptijd hebben, de snellopers. Zet deze op een gemakkelijk te bereiken plek.

B: De producten met een gemiddelde doorlooptijd behoren tot categorie B.

C: De producten met de langste doorlooptijd. Zet deze op lastiger bereikbare plekken. 

Voorraadbeheer Gezondheidszorg

Two Bin Kanban methode

De meest toegepaste Kanban methode voor slim voorraadbeheer is het tweebakkensysteem, ook wel ‘Two Bin’ genoemd. In dit geval zijn er minimaal twee bakjes met voorraad van hetzelfde product. De voorste bak bevat de werkvoorraad voor dagelijks gebruik. In de tweede bak, de achterste bak, zit de reservevoorraad. Aan de eerste bak wordt een kaartje bevestigd, de ‘Kanban’, waarop het product vermeld staat met een foto voor een visuele herkenning.

Zodra de eerste bak leeg is, haalt de verpleegkundige het kaartje eruit als reminder dat de voorraad aangevuld moet worden. De tweede bak schuift nu naar voren. Zodra de voorraad weer aangevuld is, leg je de Kanban weer terug in de voorste bak. Deze methode wordt steeds vaker toegepast, omdat het zowel misgrijpen voorkomt als “onnodige” voorraad vermijdt. Daarnaast hoeft de afdeling logistiek niet alles te scannen en bestelt de afdeling op eenvoudige wijze wat aangevuld dient te worden. Het systeem waarbij we deze methodiek hebben gecombineerd met technologie heet Re-Order-It.

Als het Kanban systeem geimplementeerd is kan het geoptimaliseerd worden door rekening te houden met diverse parameters, zoals weer en seizoenspieken, verpakkingseenheden, en de hoeveelheid. Immers is de doorlooptijd vaak niet constant. De inhoud – het aantal producten – per bak kunnen hierop aangepast worden. Door slimme data analyses kunnen dit soort optimalisatieslagen worden gerealiseerd.

Lees meer over onze slimme bestelbord Re-Order-It in het Medisch Spectrum Twente.